Современные компании уже задумались о цифровизации своих производств, так как этот шаг позволит им остаться конкурентоспособными и даст возможность развиваться дальше. Цифровизация касается в первую очередь нормативной сферы, потому что без нормативных требований невозможно создавать хорошую продукцию. Никто не будет спорить, что переход на реальные безбумажные технологии, переход к использованию цифровых стандартов – это залог будущего успеха промышленных предприятий и экономики страны в целом.
Важную роль в этом играют разработанные системы управления нормативной и технической документацией (электронные фонды нормативно-технической документации) и управления требованиями, отвечающие за процесс разработки, нахождения, документирования, анализа, приоритизации требований, управления их изменениями.
Залог успешной реализации проекта
В первую очередь предприятиям нужно переходить на формирование собственного единого фонда электронной нормативной и технической документации. У НТД есть свои жизненные циклы, она создается людьми и вокруг неё существует много бизнес-процессов. Их нужно автоматизировать. И «Техэксперт» – лучший помощник в этом.
Решить вопрос актуализации, систематизации НТД и доступа ко всем необходимым в работе документам в едином электронном фонде позволяет «Система управления нормативной и технической документацией на платформе «Техэксперт». Система управления НТД предоставляет полный спектр сервисов для создания стандартов или других документов в интеллектуальном формате – корпоративный глоссарий, универсальные шаблоны, контроль актуальности ссылок, сбор обратной связи и другие.
В связи с вышеизложенным метриалом для аккредитации лаборатории для доступа к актуальным методикам поверки, ГОСТам, государственным поверочным схемам и другой нормативно-технической документации необходимо иметь доступ к электронному фонду нормативно-технической документации.
Кейсы по актуализации НТД
Кейс 1. Лаборатория вела нормативные документы в нескольких несвязанных папках и Excel-списках. Перед подтверждением компетентности выяснилось, что часть ссылок в методиках уже неактуальна. После ревизии фонда НТД был сформирован единый рабочий перечень с ответственными, версиями и точками контроля обновления.
Кейс 2. На предприятии документы формально были доступны, но сотрудники пользовались разными редакциями методик. Актуализация НТД включила не только замену файлов, но и сверку шаблонов протоколов, внутренних инструкций и ссылок в СМК. Это сняло риск противоречий между документами на проверке.
Кейс 3. При подготовке лаборатории к аккредитации основной проблемой оказалась не нехватка документов, а отсутствие понятного порядка управления изменениями. После выстраивания процедуры стало ясно, кто отслеживает обновления, кто вводит документы в работу и как подтверждается ознакомление персонала.
Часто задаваемые вопросы
Что входит в актуализацию НТД для лаборатории?
Обычно это проверка фонда нормативных документов, сверка редакций, анализ ссылок в методиках и СМК, удаление устаревших версий и настройка порядка дальнейшего обновления.
Достаточно ли просто купить доступ к базе документов?
Нет, сам доступ не решает вопрос управления. Нужны еще перечни, ответственные, контроль применения актуальной версии и увязка НТД с внутренними формами и процедурами.
Когда актуализацию НТД лучше проводить отдельно, а когда в связке с аудитом?
Если задача только в ревизии фонда, работу можно вести отдельно. Если уже есть риск замечаний по методикам, записям или области аккредитации, НТД лучше проверять вместе с аудитом и подготовкой к ПК.
Какие материалы стоит посмотреть по теме?
Полезны статьи про актуализацию НТД перед проверкой, документацию СМК и валидацию и верификацию методик.